档案名称渊源初探
从秦汉以来，封建封建王朝政府的文书称简、称策、称版、称方、称簿、称籍、称图、称册、称贴、称札、称牒、称黄、称麻……。所积累的各种文书，其总称则为簿。主管之官名为主簿。
据《永乐大典》采辑群书云，从汉唐以来均设主簿之职，撰拟文字和管理政府文书。至封建社会末期，政府各种文书有卷案之称。文书存贮起来者，总其名曰档案。中央政府内掌管档案之官，称学士、称中书、称典籍，分掌各类档案。清王朝以后均沿称旧文书为档案，现在亦然。档案一词已成为旧文书和包括继续有效的文书的固定名称。但档案之名，究竟始于何时，则有待于数典而求其祖矣。
古字书《说文解字》中无“档”字。到五代梁顾野王《玉篇》才著有档字（清代《康熙字典》采入）。但档字意义无后世所谓档案之义。宋代司马光在《类篇》中解释档字是横木框，用以盛物，凡数格，故有头档、二档之分，亦即指档为盛物的架阁。按历史上掌管文书之官，除《永乐大典》在“簿”字下所辑主簿官之外，汉代有掌故，唐代亦有掌固（见《唐书》）。唐代还有勾司官，如《唐六典》载：“凡文案既成，勾司行朱讫，皆书其端，记年月纳诸库。”据此，唐代勾司官非专管旧文书库房的人，还有行朱之任务，其职能与清代的批本官相类。宋代职官中有勾当一职。如《职官分记》载：“奏举京朝知县资序一人，充本司勾当”。“勾”，有勾稽检查之义，“当”，指事件而言。《礼记》释当字，有“佐食当事”之词，注云“当有事将有事而未至”。《说文解字》释当字为“田相值也”，俱非档案之档。宋时勾当之官与唐代勾司之职大致相同，都属勾稽检查旧事之官。再据《元丰类稿》载：“英宗实录院，有乞下管勾借官簿等册”，是管勾为掌管旧文书之职，既查考公事的成案，又兼管成案文书。综上所引文献，档案之名，在宋时尚未出现。
按宋代勾当一词，既是官名，有时也作动词用。如欧阳修《归田录》载：“曹彬下江南，诣阁门求见其榜字云，奉勅江南勾当公事回”。其性质如近世奉派出差稽查公事一样。今日民间语汇中，还存在着“有什么勾当”一词，意义是“有什么事儿”。可见，其渊源已有近千年之久。
近代保管旧文书的地方称为档案室，大者名档案库。查唐宋以来，收藏旧文书的地方，叫架阁或架阁库。顾名思义，架阁应与司马光所称盛物的档是同样之物，则架阁即档的前身，不名档而称架阁，盖档字晚出之故。十二世纪以后直到十七世纪初期，无论中央政府机构或地方衙门，还都沿称架阁，不名档案。如宋咸淳《临安志》载：“六部架阁在天晚桥，绍兴三年置，十五年复置官四人……，李大异记曰：皇朝肇建中台分六官而设之属，文书之夥，月异岁滋，在胥吏部架阁官……窃惟古昔以来，图籍为重，是官之建，实谨其藏，其职似周司书，其选似汉掌故，可以考阅故新，寻绪本元……旧制金耀门外文书库，藏三司帐籍，今版曹也。”这篇记事，介绍架阁是收藏历史文书之所。《金史·百官志》载：“户部架阁管勾二员，掌户礼两部架阁，……管勾掌检勾稽失省署文牍架阁”。据此，架阁为收藏文牍处，管勾是保管文牍之官。宋代勾当、守当亦是此职。元代也名为架阁。《元史》载：“工部左右部架阁库秩正八品，管勾二员，典吏十二人，掌六部文卷簿籍架阁之事”。又《辍耕录》中记载有“元代省的架阁库”一语。在明代从中央到地方官署，均有架阁，记载在地方志中。《古今图书集成·考工典》统计明代架阁库、黄册库，有一百数十处。由此可见，档案库名称的应用时间较晚。至于“案”字，则很早即见于史籍中，如《唐六典》载：“制勅案成，则给以钞之”，又“文案既成，勾司行朱讫……”。宋代职官经管之事，有分案之制，如宋宣徽南院使厅事下，分掌四案，三使司下，有七案，如兵案掌卫司、军将、大将，……兵卒之名籍。《宋史》：明代末年也有案卷之名。罗振玉氏所印《大库史料》载有：“兵部咨山西巡抚，文中有奏呈本户原呈在卷。又宣大总督张福臻回奏，察有底案，俱奉三院详允在卷。”由此推论，案与架阁（档）联在一起，即是在档内积存分类的文书，因名为档案。这大概就是近代通称档案名词之渊源。而在明代尚不见档案之名。比较早见这一名词的，到现在只知道在明代末年人所著《柳边纪略》载：“边外文字多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也。存贮年久曰档案、曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。”现在北京故宫还存有清代初年在关外时满文木牌，其形式如汉代木简，译其满音则为档色，即档子，也即档案之意。究竟在何时出现档案一词，在公文中成为通用之名，以宋元明以来历史文献推断，大约在十七世纪初期，似较近之。最早使用档案之名称旧史料，还有待在明末清初档案中搜集。现在姑将我所见到清代早期文件中的例子举出一二事例，但其应用这一名称，肯定比我所举的例子要早。在康熙十九年（1680年）的《起居注》残稿上有下面一端记事：“上问马哈喇之父与叔父皆太殁于阵……皆系松山等处事，部中无档案”。（见库籍整理处编印《史料丛编》）。又“雍正八年七月初八日谕诸臣奏折经朕硃笔批示者，俱令呈缴，以备稽查，……则朕无档案可稽”（见《故宫内阁档案》）。这个文件是一七一二年的，这是个人所见到的时间较晚的一件，估计使用档案一名的时间可能已有三百年。虽然档案一词在清代康熙、雍正两朝已属成熟的语汇，但对早期架阁一词，有时仍在应用。在雍正朝收藏旧文书还有架阁之名，如雍正十年内务府奏折内有：“本府奏准，堂书吏九名内，裁汰五名，额设四名，照兵部架阁科……”。由此可见，架阁是收藏案卷的柜架。档案之含义是有架有案，含义比架阁完整。近代以档案一词为通用成熟的语汇，是正确的。
我国档案史可以从殷墟甲骨文记事写起，已历三千多年，而档案这个辞则始于近三百年。
清代奏折
按字书“奏”字为进言之义。在古代书经中，有“敷奏以言”之句。所以后世臣下进言于帝王称曰奏。唐代职官中有中书舍人二员，掌侍从令书奏疏（见《通典》）。臣下进奏之文汇集成卷，名为奏议。唐代有《陆宣公奏议》、宋有《包孝肃奏议》传世。明代初年定，臣民具疏于朝廷者为奏本。明叶盛《水东日记》载：“国朝之制，臣民奏事称奏本，后以奏本用长纸，字画必依洪武正韵，又用字计数于后，舍郑重而从简便，改用题本则不然矣。”明《万历会典》中还有具体规定：“循例奏报、奏贺、乞恩、认罪、缴勒、谢恩，并军民人等陈情、建言、申肃等事俱奏本。”
由此可知，在明以前臣工上言，有奏疏、奏本之名，其后又出现题本之名，与奏本分为二，核其内容为公事与私事之别。到清代则明文规定为制度，但改称奏本为奏折。按唐宋之际，臣工奏疏，其形式多为卷。如敦煌发现的卷子，可以推知。奏本之名，至明始见。在清代初年，仍循明旧称曰本。约在康熙、雍正年间，出现奏折之称。其来源则由于奏本形式改变之故。盖此时臣工上言均用长纸折叠成之，因名之为折，遂为规定。有清一代的历史档案臣工上言属于例行公事的奏报称题本，密陈奏事称奏折。
（资料来源：《故宫博物院院刊》1980年第2期）
