书吏是清代国家机关聘用的专门“缮写文书，收贮档案”的工作人员，国家对他们的管理，包括在任用、定编、薪俸、稽察及任职、离任和考职等诸方面，形成了较为系统的制度与规范，但是，这些制度和规范事实上遭到严重的破坏，并且给文档管理带来了很大的危害，其原因和教训值得我们深思。

一、档案人事制度内容简介 

关于清代档案工作人事制度，作者在《论清代的档案人事制度》（《山西档案》2000年1期）一文中有较为具体阐述，在此无需细说。但为了本文叙述的方便，权且对其主要内容作一简要概括。 

清代档案工作人事制度，实际就是对书吏的管理制度，其主要内容包括： 

（一）书吏任用的公开召募制度和上岗证制度。书吏的选用，要按一定的条件和程序实行公开招聘，并由国家颁发专门“执照”，否则一律不许从业。（二）五年任期制度。书吏任职五年，期满一律回籍，严禁更名顶替，冒籍重役，以免盘踞衙门，滋长弊端。（三）书吏定编制度。国家对书吏实行定编管理，规定了不同衙门书吏的额数，不许滥设，严禁“挂名”和超编。（四）书吏稽察监督制度。一般是在每个高层级衙门设立专门的稽察官，行使对本衙门及下属衙门书吏的稽察监督。书吏有任何不法不轨行为者，一律从严治罪。（五）书吏考职制度。清朝对吏员特设晋职考试之例，书吏五年役满，依例考职。考取者由吏部颁发“品级执照”，回籍分班铨选。此外，国家对在职书吏还制定有考核与薪俸等制度。 

二、档案人事制度的破坏 

清代上述档案工作一系列人事管理制度，在实际中屡遭破坏，并没有得到有效的执行，其主要表现在以下几个方面。 

书吏重役与书缺世袭、买卖成风。书吏为了逃避五年任期之规定，往往在行将役满之际，或事先告假，以免列入回籍清单；或打起游击战，改换名姓，再三充役，“朝而革，暮而复，入革于此，复移于彼”。[1]迫不得已时，干脆玩弄离任不离职的把戏，通过多种方式在衙门外实施幕后操纵。另一方面，阴操实权的老书吏，往往以“缺主”自居，视文档管理为“世业”。一旦有缺位出来，要么私自交由心腹“贴写”（即书吏个人聘请的助手，属于一种编外书吏，其任务主要帮助雇主抄写文件，所以又叫贴书、缮书、清书等，他们的工薪和所需纸张文具由雇主提供。）充补，或者“子孙相沿袭，亲若友相援引，”[2]世代相传，形成了祖孙父子师徒亲友盘根错节的书吏行帮，正所谓“官无封建而吏有封建”、“官有升调而吏无变更”。更为严重的是，书缺被当成商品，买卖、转让成风。“某书管某县，某吏值某科，皆量其出息之多寡，以为授受，”[3]“每缺或万余金，或数千金不等”。[4]书缺的买卖转让，由一些手握实权的书吏把持操纵，同时也是许多衙门书吏任用管理“沿习已久”的一种基本定式。如光绪初年广东归善县仓、库、粮册、税所、兵、刑各房书吏各有定价，由二三百两到七八百两不等。陆丰县仓、库两房书吏充补规费各一千二百两，户房为一千两。书吏重役与书缺世袭、买卖，直接导致了书吏召募聘用制度、五年任期制度及上岗证等管理制度的破坏和瓦解。 

书吏舞文弄权，操纵政务，稽察制度名存实亡。按规定书吏只能“缮写文书，收贮档案”，但实际工作中，多数书吏凭对档案文件信息的了解和官僚的腐败无能，伺机舞文弄墨，为长官代批文件。据清末山东巡抚衙门的有关档案资料显示，该衙门当时共设有四十五个房科的机构，其中许多房科的书吏都拥有对来文代拟批示的权力。由此一来，书吏舞文弄权，更加有恃无恐，或准或驳，上下左右不敢有所违背。在他们自己来看，“部署如车，我辈如御，堂司官如骡，鞭之左右而已”。[5]这位道光年间的部书吏，话虽然说得有点大不为敬，倒也不失形象而入木三分。此种情形底下，哪能还谈得上对书吏实施稽察监督。 

挂名书吏大量出现。所谓“挂名书吏”，即用钱在衙门买个书吏头衔，并不到职办事。有了这个头衔，名义上身在官府，不仅藉此支撑门户，同时还可设法获取种种经济上的利益，把自己应承担的赋税、差役、杂派转嫁到穷民身上。有清一代，衙门在买卖书吏实缺的同时，还大量出卖书吏虚缺，即所谓“挂名书吏”。为了取得挂名，很多人，甚至连拥有大量田产的地主也不惜重金。“挂名书吏”的大量出现，致使书吏人数急剧增加，泛滥成灾。当时曾有人统计：“大邑每至二三千人，次者六七百人，至少亦不下三四百人”。[6]书缺买卖及挂名书吏的大量出现，书吏定编制度败坏殆尽，编制管理名存实亡。 

此外，在书吏薪俸与考职等方面，朝廷及各相关衙门也常常敷衍了事，更多流于形式。本来，立例让书吏考职，应该说是对五年任期制度的配套，其执行及其效果，直接关系到五年任期制度的落实与否。然而，朝廷根据书吏所属衙门不同，规定只能五成或七成的人可以录取。仅就录取比例而言，应该说已不算少，而问题的关键在于考取者大都不能真正得到授职，即便很少数的人能如己之愿，但所授大多属于无官品的低级闲职与杂职。同时，授职还须经过一个漫长的等待期，“有候至二三十年不得一缺者，及至得缺，………其人大半老迈龙钟”而“不堪供职”。[7]至于书吏薪俸待遇，在本来很低微情况下，朝廷还不时找一些借口拖欠，甚至完全取消。顺治十八年就曾有过这样的诏令：自次年起所有京、外书吏工食米银一律取消，以充军饷。因而他们为谋生计，惯以“陋规”名义收取各种好处费。 

三、档案人事制度的毁坏 

给文档管理造成的危害档案人事制度的毁坏，直接导致书吏管理的失控，他们利用本职工作之便，大肆舞文为害，发展到与朝廷“共天下”，成为当时一个十分严重的社会政治问题，同时也给文档管理造成了严重的危害。 

第一、垄断文档管理，大搞神秘主义。书吏任用管理制度的破坏，造成了书吏对文档管理的长期垄断，他们在后来被世人形象地称作“卷阀”。他们把文档管理当成“世业”，祖孙父子师徒亲友相授受，而文档管理方法则成为秘不示人的“家传”，使本来就具有某种神秘色彩的档案及其管理更加人为地神秘化，以致翻阅查对不能脱书吏之手，衙门也不能将他们撤换，否则官长“如失左右手，殆将无措”，[8]整个机关办不成事。这不仅造成百弊丛生，而且严重阻碍档案工作自身的发展。 

第二、玩忽职守，疏于文档管理。对文档的垄断，往往带来管理的松弛和管理方法的不求进步。因此，整个清代各衙门档案缺少经常的、必要的整理，大多打包结捆胡乱堆积，常年“灰堆积土”、“尘封插架”、“潮湿霉烂”、“虫蛀鼠咬”，很多重要档案严重损毁，或难以查阅翻检，而造成政事的贻误，甚至由此引发严重的档案灾难。宣统元年，醇亲王载沣摄政，令人查阅清初摄政典礼档案未果，便妄以内阁大库无用档案太多为由，奏请焚毁并得旨允行。后幸亏张之洞上奏罢焚，才使这批档案免遭“火劫”而得以留存。 

第三、舞文弄档，败坏文档管理。由于稽察监督制度的毁坏，书吏伪造、盗改文档，抽换卷宗，以此作奸射利，几无顾忌可言。（一）伪造档案文件。清朝很多衙署的档案，或保管不善，或侵略者的烧毁抢掠等多种原因，大都残缺不齐，书吏纷纷乘机“别造伪册”，以作日后营私之用。更有胆大蠹吏，竟然伪造官文圣旨。嘉庆十四年，工部书吏“私雕假印，凭空捏造事由，向三库及内务府广储司库共十四次，……用伪印文书咨行部院衙门”。[9]类似事情，据笔者粗略统计，光绪年间仅见于《东华录》所载接近十起之多。（二）抽换卷宗。书吏舞文弄档，常常“藏匿旧案，抽换卷宗，使是非可以混淆，而本末无从考信”。[10]康熙时的著名文人方苞在其《狱中杂记》中记载：某兄弟俩操纵国家粮仓要杀头，书吏收受贿赂，乘文书封发之际，“别具本章”，暗中替换，使其能够逃脱法律的制裁。（三）篡改档案文件。书吏查例为稿，往往伺机改易字迹。“内稿已定，而缮写转行时擅改字句，颠倒是非，移易黑白”。[11]对于档案内容，书吏惯用水补掇之法进行篡改而字面不留丝毫痕迹，或者采用绝顶的挖补手段混淆视听，以江南曾发生过的一起“绝产告赎案”为例：清朝买卖田产有绝、活之分，绝卖则不能赎回。书吏收受贿赂，在田产买卖契约上“挖去绝字，仍以绝字补之。问官照见绝字补痕，以为业主挖改”，[12]致使业主含冤莫白。 

第四、烧毁档案，毁灭证据。有清一代，中央和地方衙门的档案库房频频失火，如乾隆初年，甘肃布政司衙门和四川巴县衙门等档房相继失火，一切新旧卷案册档被火焚烧；咸丰至光绪年间，户部大堂南北档房及贵州司档房等先后数次失火，大火使“存案尽毁”；咸丰二年，湖北抚部院衙门案牍烧得“荡然无存”。档房失火，档案被焚，固然有保管不善的原因，但也有不少是书吏自己为销毁舞弊证据而有意为之。因此，御史范宏宾奏说：“各部书吏巧诈营私，故于册籍堆积之所暗藏火种，因之一炬，使营私之案莫可查考”。[13] 

四、档案人事制度毁坏的原因 

清代档案工作人事制度得不到有效实行，其原因是多方面的，概括起来可以从制度运行所处的社会政治环境及制度本身方面着手进行分析。 

第一、腐朽的封建官僚政治使档案工作人事制度缺乏好的运行环境，这是清代档案人事制度得不到有效实行的根本原因所在。一方面，腐朽的官僚政治，造成吏治极其腐败，官员大都昏庸无能腐化堕落。有的“目不识丁，凡有文稿皆请书吏讲释”，[14]或“来文约略流览，稿件莫辨是非”，[15]拟批假手书吏，使其有机可乘；有的则为一己之私利，对书吏舞文弄档“置若罔闻”，甚至还想设法为其“掩饰遮护，……惟恐发觉，有碍官声”；[16]更为严重的是，很多官员还与书吏相互勾结，狼狈为奸。有郑某为湖南布政使，大肆卖官鬻缺，州县官选授到省往往弄得财尽力穷，于是他们就晓谕州县书吏“来省伺候”。书吏们心领神会，出钱出财为之干为。“及到任时，钱粮则必假手于户书，漕米则必假手于粮书，仓谷、采买、军需等项则必假手于仓书，听其率意滥取，加倍浮收，上下交通，除本分利”。[17]另一方面，腐朽的官僚政治下，权力高度集中，文牍主义盛行，官员处理政务不能自行裁决，往往只能依例行事。有清一代，例案千头万绪，“尤如牛毛茧丝，令人不可猝了”。[18]不谙吏事的官员对此一知半解一筹莫展，稍不留神就会违例触法，轻者革职参官，重则身陷囹圄。基于自身得失，他们不得不“奉吏如师”、“惟吏是循”，任其变幻那些“舞弊之书”。可见，腐朽的封建官僚政治，不仅不可能有效监督书吏去履行规范，以确保并有效促进档案工作人事制度的实行，相反，其根本就是书吏为害与档案工作人事制度毁坏的温床。 

第二、档案工作人事制度的毁坏与制度本身有直接关系。一项制度能否实施，与制度规范的科学合理、切实可行密切相关，就此而言，清代档案人事制度确实存在一些问题。一方面，对书吏职位的界定与任用规定不当。清代实行“例治”政策，档案作为行政工具的意义尤其突出，而掌管档案的书吏却被界定为“执簿书，供奔走”的“吏役”，毫无身份地位，薪俸极其微薄，两者形成了鲜明的反差。尽管书吏对于行政“关系重大”，但因士子皆不屑于吏道，衙门根本召募不到好的文档人员，对他们的任用也就只好降低条件标准。光绪十年，巴县衙门发布召募告示：“心地明白，字迹端楷，情愿补充”[19]者即可应召入选。由此可见一斑。因此，“为吏胥者，类皆乡里桀黠者流”[20]，甚至不乏市井无赖或犯罪之人，他们的文化素质、职业道德和思想品性修养不难想象。其作为制度构成中的最为活跃因素，自然不仅不能维护制度的推行，相反只能造成对制度的巨大的破坏力。另一方面，五年任期规定是制度的又一大的缺陷。本来，文档管理作为一项专门的业务，其管理人员应当保持相应的稳定性和任职时间的相对连续性，这样才有利于工作的开展。而清政府却一味从抑制与防范书吏久恋衙门，熟于作弊出发，规定其只能任职五年，期满者不论好坏，一律不许再入衙门从事文档管理，他们必须接受革役回籍的命运，连继续工作的权利也被无条件剥夺。这种几乎缺少人性、近于虐待的制度，不可能具有生命力，它的瓦解是一种必然的走向。最后，书吏考职流于形式。书吏役满考职，可以说是书吏人事管理中的一种激励政策，同时也是对五年任期制度的配套，不愧为一项好的举措。但正如我们在前面所说，它只是一种形式和精神上的慰抚，有如一个不能充饥的画饼。“出身之路”一旦变成“失望之路”，它所带来的震撼和冲击，足以使建立在专制与腐朽的封建基石上本来就欠缺生命力的档案工作人事制度千疮百孔。 

第三、档案管理方法的落后与封闭，也是档案工作人事制度难以推行的又一重要原因。我国档案工作历史悠久，但由于对档案管理缺乏理论研究，管理档案的技术方法相对落后，直到清代还处于师徒相传式的完全封闭状态。书吏世代密守管卷方法，造成“吏”（书吏）、“例”合为一体，这使得政务的推行和封建机器的运转，由惟“例”是凭演变成对书吏的深深依赖，进而发展到“惟吏是循”的悲惨地步。实际中书吏正是凭借档案管理与查找的“一技之长”，要挟官长，败纲坏纪，几近为所欲为。在此情形底下，主要用以规范书吏行为的档案工作人事制度，其毁坏是注定和不可能幸免的。 

参考文献： 

[1][20]储方庆.驭吏论[Ａ].皇朝经世文编[Ｃ].卷24. 

[2]侯方域.额吏胥[Ａ].皇朝经世文编[Ｃ].卷24. 

[3][10]　周镐.上玉抚军条议[Ａ].皇朝经世文编[Ｃ].卷24. 

[4]郑观应.盛世危言·书吏[Ｍ]. 

[5]朱克敬.部胥之权[Ａ].瞑庵杂职[Ｃ].卷1. 

[6]游百川.请惩治贪残吏胥疏[Ａ].皇朝经世文续编[Ｃ].卷22. 

[7]陈宏谋.请定书吏工食及役满验看办法奏折录副[Ａ].张我德.清代文书[Ｃ].人民大学出版社. 

[8]□□.论书吏之必当裁革[Ｊ].东方杂志，光绪三十年（9）. 

[9]赵翼.假印大案[Ａ].赵翼.檐曝杂记[Ｃ].卷5. 

[11]陈宏谋.申饬闽属不阅文稿陋习檄[Ｃ].皇朝经世文编[Ｃ].卷22. 

[12]觉罗乌尔通阿.决狱[Ａ].觉罗乌尔通阿.居官日省录[Ｃ].卷3. 

[13]刑四[Ａ].清朝文献通考[Ｃ].卷198. 

[14]昭.苏昌[Ａ].昭.啸亨杂录[Ｃ].卷7. 

[15]张集馨.道咸官海见闻录[Ｍ].咸丰十年. 

[16]孙光祀.衙蠹宜剔其源流[Ａ].皇朝经世文编[Ｃ].卷24. 

[17]姚元之.竹叶亭杂记[Ｍ].卷2. 

[18]冯桂芬.省则例议[Ａ].皇朝经世文续编[Ｃ].卷22. 

[19]□□.光绪十年十月巴县招募典吏牌示稿[Ａ].张我德.清代文书[Ｃ].人民大学出版社. 

（文章来源：《山西档案》2000年第5期，中华文史网整理。）