照会作为公文名称，始于明代。照会有会同照阅之意，大都是不相隶属的文武衙门之间行文时使用。明代凡五军都督府行文六部用照会。清制，总兵行文非所辖的副将，副将行文非所辖的千总，总督行文总兵，提督行文司、道、运司，总兵行文府、厅、州、县，副将行文各州、县，驻防副都统行文非所属之副将，经略行文将军、督抚等，均用照会。

照会的程式：文首以“某官署为照会事”开始，接着用“案照”二字引叙事由缘起，结尾以“须至照会者”结束，末书“右照会某某官署”，具照年、月、日，加盖官印。 

如果行文双方官阶平等，照会日期处通常以墨笔标注，称墨笔照会；如果官阶相悬者，发文者官阶高于收文者的照会，一般用朱笔标注日期，称朱笔照会。 

清末，清政府对外国公使领事，均用墨笔照会。 

（转自中国第一历史档案馆网站）