我国历来有修史借鉴的优良传统，与此相关，则是对档案文献保存的一贯重视。清代的档案管理进一步系统化和制度化。

作为中央中枢机构的内阁，是清代档案管理的最重要机构，它下辖有内阁大库、皇史宬和副本库三大档案库房。 

军机处兼管的方略馆，则是军机处档案的保管地。由于清代有编修方略、纪略的传统，故方略馆大库也收集保存了大量的档案文献。中央其他机构也多有专门的档案管理保存机构。如内务府有谱牒库、稿房、档房，所属都虞司、掌仪司、御茶膳房、升平署等均有自己的档案房。户部有南北档案房和总档案房。礼部有清档房管档案，所属乐部亦有档案房；理藩院有满汉档案房；八旗都统衙门亦有档案库；刑部有清档案房，各有专人管理。 

清代档案管理制度化主要表现在： 

首先是编目登记制度。据《清律例汇纂大成》卷7载：“部院衙门案卷，名立号簿，加谨收贮。遇迁转之日，将经管案卷交代，出具并无遗失甘结，送堂存案”。地方衙门也须“照依年月，编号登记，注明经承人姓名，造册交代”。凡审理词讼衙门，“于结案后，即令该吏将通案犯证、呈状、口供、勘语，粘连成帙，于接缝处钤盖印信”，如有遗失、毁坏及篡改等情弊，按卷治罪。 

其次是录副制度，即文件副本制度。此制原行于各省督抚题奏事件。据《东华录》载，雍正时，鉴于“收贮卷案，封禁虽严，而翻阅查对不能脱书吏之手，盗取文移，改易字迹，百弊丛生，莫可究诘”。在强调司官迁转具结交待制度的同时规定，“嗣后各部衙门存贮档案之处，应委笔帖式等官轮班值宿巡查。至内阁本章，及各衙门档案，皆于正本外立一副本，另行收贮。如本章正本系红字批发，副本则批墨笔存案。其它档案副本或用钤记以分别之。不但于公事有益，且可杜奸胥滑吏隐藏改换之弊”。（《光绪会典事例》卷14）录副制度自此广泛推行。 

其三是汇抄档案制度。顺治年间仅汇抄上谕，康雍以后逐渐推广。主要有二类：各种诏令谕旨汇抄和专题事件汇抄。大量的汇抄档为专题档。如对俄关系的《俄罗斯档》，经营西藏的《西藏档》，有关洋务运动的《洋务档》，有关平定金川事件的《金川档》，《光绪大婚档》，《慈禧六旬庆典档》等。 

其四是确定档案缮修制度。始于乾隆四十年对《满文老档》等开国前后文献的重抄和转抄。此后又于乾隆五十四年、六十年、嘉庆六年三次对军机处档案进行了缮修，遂成制度。故梁章钜说：“凡本处清汉字档，每届五年由军机大臣奏请，另缮一份，以备阙失。清字档，令方略馆译汉官缮写，汉字档，令内阁中书缮写。皆派本处章京二人校对，事竣请旨议叙”。（《枢垣纪略》卷14《规制》） 

五年缮修一次之制始于嘉庆十年，咸丰四年后改为三年一次。据《光绪会典》记载，“凡清字、汉字之档，岁久则缮，清字档每届五年，汉字档每届三年，均由军机大臣奏明，另缮一份，并原档一并存储，以备阙失”。这对清代档案的保存起了重要作用。 

（文章来源：《河南大学学报》社科版1997年第6期，中华文史网整理。）