新世纪重大文化工程——清史编纂工程已经正式启动，编写一部高水平、高质量的清朝史，必须整合全国学术界的力量共襄其事。其中的档案整理和利用是清史编纂工程的基础，我们必须把它放在重要位置，并引起学术界的充分重视。
编写一部贴近历史真实的高水平的清史，史料即档案文献资料是基础。没有坚实的基础，就建不成高楼大厦。好在中华文明史不绝书，连绵不断，历代修史，已成传统，保存的档案文献资料汗牛充栋。自殷商开始，甲骨记事、青铜铭文、竹简缣帛、纸书笔载，代代传承有绪。这些珍贵的文献档案记载是我们今天探寻远古、追念先祖、纂著史书、鉴古知今的第一手资料。金文甲骨、竹帛文书就是原始的文献档案资料。中华民族几千年的文明史就是依靠这些第一手资料——文献档案资料连缀起来的。殷墟甲骨档案记载的解读，验证了殷商世系的史书记载；开我国纪传体史书先河的西汉著名史学家司马迁作《史记》，整理和利用了大量“石室金匮”的档案，在《秦本纪》中就引用了官方档案文书等等。这些都说明修史离不开文献档案，再有本事的史学家，也不能作无米之炊。
历史档案是原始资料中的原始资料，是当时当事人的第一手记载，它具有原始性、真实性和可靠性。较其它各种史料，它能直接反映历史的原貌、历史的真实。不充分利用档案的结果，就会出现史实失真。以编纂《清史稿》为例，当时集中了民初一大批文人学士，历时十四年编纂这部史稿，尽管使用了清国史馆历年所搜集的各种史料，但基本没有使用清宫秘藏的“大内档案”，结果出现许多史实方面的错讹，以致后人很难把它看作一部信史。
根据我们目前的初步调研情况，尚存的清代档案文献，内容丰富，数量浩繁。根据不完全统计，目前中国大陆约保存的清朝档案有2000多万件。其中中国第一历史档案馆保存有1000多万件，主要是清朝中央政府的档案，也有少量的地方档案和专题档案，时间跨度从明万历十年（1582年）至清宣统三年（1911年）。所包括的内容主要有：宫中朱批奏折、录副奏折、题本和奏本、外务部档案、小全宗档案各种档册（包括起居注册、上谕档、奏销档等）、内务府和宗人府部分档案等。在1000多万件重要的中央政府档案中，康熙中期以前的许多档案是满蒙文，在康熙到乾隆前期有相当多是满汉合璧，但仍有不少只有满文的。这些满文和蒙文档案约有200多万件，约占全部档案的五分之一。其中比较重要的主要是清前期的满文老档、蒙文堂档、内秘书院的满蒙文档以及满文录副奏折、满文朱批奏折、前三朝满文题本等。这些重要内容部分的满蒙文档案，需要组织高水平满蒙文专家进行翻译，以便利用。除中国第一历史档案馆保存的清朝中央档案外，中国大陆的一些地方档案馆、图书馆、博物馆也因为各种原因，收藏和保存了一部分清代的中央政府档案。如辽宁省档案馆、辽宁省图书馆保存着明代辽东残档、清代圣训和清代实录及其稿本、清代玉牒、满文老档、顺治年间档案。因为辽宁是清王朝祖宗肇兴发祥之地，盛京（沈阳）是清入关前的权力中心所在地，入关后仍把盛京作为留都，设有盛京五部。因此沈阳保存清代中央重要档案是顺理成章之事。此外如大连市图书馆，也收藏几千件清代中央档案，其中主要是总管内务府题本，各库的月折，以及少量的部员奏折、题本底稿、官员呈文、钱物清册、商人族谱、殿试试卷等。时间跨度从清朝入关初的顺治朝，直至清末的光绪朝，几乎贯穿整个清代。大连市从建市开始，很长时间一直是一个殖民城市。1895年甲午战争中国失败，最初的割地赔款中就有割让旅顺大连，后来三国干涉还辽，又落入沙俄手中，从1897年到1904年甲辰日俄战争爆发，沙俄占领旅顺大连长达7年。1905年日俄战争中沙俄战败，日本人又开始占领旅顺大连，一直到1945年苏军出兵东北，解放大连，日本人前后统治大连长达40年。日本统治东北期间，曾经将东北三大图书馆即哈尔滨图书馆、奉天（沈阳）图书馆、大连图书馆馆藏进行调整。大连图书馆以中文古籍、英、俄、日文贵重图书以及东亚关系图书为主。这样日本人把从中国各地，主要是东北各地重要中文典籍、档案、英、俄、日文贵重图书以及甲午中日战争、日俄战争档案、图籍、调查资料都集中到大连图书馆。正是这座特殊经历的城市和特殊环境下建立的图书馆，使它具有一些特殊的档案典籍的收藏。再如江苏泰州市博物馆也保存有近千件清代档案，内容包括题本、朱批奏折和录副奏折、谕旨、奏销册、会殿试卷等。这部分档案经私人购进，最后几经辗转到了泰州博物馆，这是一种例外情况。这些流散地方档案馆、图书馆、博物馆的档案是清王朝中央政府档案的重要组成部分。此外，台北故宫博物院和台北中央研究院史语所、近代史所，也收藏了清代中央政府的档案70多万件。台北故宫博物院的40多万件，主要是国史馆档、宫中档、军机处档、上谕档等，台北中央研究院近代史所、史语所收藏31万件，主要是外交档案以及题本、朱批奏折、录副奏折及上谕档等。流落台北的这部档案内容非常丰富，史料价值十分珍贵，是清朝中央档案中的重要部分。特别是大量的朱批奏折及军机处档、内阁档案是研究清朝历史离不开的重要原始资料。此外，还有一些中央政府档案因为各种原因，通过各种途径流失到国外。据我国学者在国外获得的信息，目前在英国、美国、日本、俄罗斯等国家的档案馆、图书馆都收藏有这部分档案。如美国国会图书馆、哈佛燕京学社图书馆等收藏的内务府档案、题本、奏折、上谕档等，英国大英图书馆、伦敦大学图书馆等收藏内务府档、海关教会档案、外交档案等，日本国会图书馆及东洋文库收藏的内务府档、奏折档、上谕档等，俄罗斯历史档案馆收藏的中俄关系档案等。至于流失到国外的清朝中央档案究竟有多少，因为底细不清无法统计，但仅从国内学者辗转从国外大图书馆抄录的档案目录来看，至少已知有3万多件，如果仔细作一调查，可能还会有许多，据有些学者估计数量至少超过10万件。
以上我们大体梳理了中国第一历史档案馆、大陆地方档案馆、台北故宫博物院和历史语言研究所、近代史所以及国外各大图书馆收藏的清王朝中央政府档案的基本情况。此外，全国各地档案馆、图书馆、博物馆以及一些文化部门也收藏了大量清朝地方档案，收藏总量也在千万件以上。中国是个地域广袤、人口众多的多民族国家，自然资源分布不均，地理环境差别悬殊。地方档案的保存，对于我们研究清朝对全国范围统治的历史是十分重要的。如辽宁档案馆，不仅保存清代圣训实录等稿本，特别是保存了入关前的重要档案“明代辽东察院山东备倭署”档和满文老档。清入关后，盛京是其祖宗肇兴发祥之地，不仅设盛京将军衙门、奉天府尹衙门，还设有盛京五部。所以其馆藏的“黑图档”、“盛京内务府档”是当时既重要又特殊的档案，是研究清王朝入关以后将其根据地盛京作为进退有据的陪都、实行与全国其他地方不同的统治办法的重要原始档案。其它各省地方档案，有的记载省级行政机构运转职能，如四川省档案馆的“四川等处承宣布政使司”档案、河南省档案馆的“河南巡抚”和“河南布政使司”档案。有的记载县一级直到乡村一级行政机构建制以及乡村社会基本社会状况的档案。这些档案就全国范围来说，保存比较完整的并不多。如四川省档案馆保存的清代重庆府巴县档案，总量有11万多卷，时间跨度从乾隆二十二年（1757年）至清末（1911年），内容涉及政务、经济、军事、文化教育、司法、外交等各个方面。无论从数量、时间、内容它都是清代我国地方县一级行政机构保存最完整的档案之一，对我们研究清代基层统治机构的设置以及经济文化发展的历史提供非常有价值的原始档案资料。此外，河北省档案馆保存的获鹿县档案，总量近两千卷，时间跨度从康熙四十五年（1706年）至清末（1911年），内容涉及该县部分行政村的户口钱粮、户契地契、税收征调、保甲告示、邻里纠纷等各个方面，它也是目前我国清朝基层行政机构保存最完备的档案之一，为我们研究清朝基层建置及基层社会生活的各个方面的历史提供了最重要的档案史料。从全国范围来看，几个大的省级博物馆，如东北三省的辽宁省档案馆、吉林省档案馆、黑龙江省档案馆以及内蒙古自治区档案馆、四川省档案馆、天津市档案馆以及西藏自治区档案馆等，比较集中地收藏清代地方政务、经济、军事、民族关系方面等各方面的档案。也有一些专司的档案，如关税档案，就集中在只有海关的广东、上海、天津、青岛等地的档案馆。路矿档案，就集中在有铁路和矿业的黑龙江、吉林、云南、湖北等地的档案馆。还有一些重要历史事件的档案，如太平天国档案集中在江浙档案馆，甲午中日战争和日俄战争的档案集中在辽宁省档案馆和大连图书馆。还有些特殊档案，比如盛宣怀的档案十余万件保存在上海图书馆，清朝古建筑方面的“样式雷”珍贵档案保存在国家图书馆、故宫博物院图书馆以及清华大学图书馆等。总之，分藏全国各省档案馆、图书馆、博物馆以及各地大学、科研机构以及一些文化机构的清朝地方档案是我们研究清王朝地方统治的宝贵的第一手资料，是我们纂修大型清史档案资料的重要来源。
清朝档案长期以来或密藏深宫，或储有司衙门。清朝灭亡，大内档案流散社会，方引起学界重视。时人将其与殷墟甲骨、敦煌藏经视为二十世纪初中国史料三大发现之一。于是清朝档案的搜集和整理引起世人的广泛重视。1925年10月，故宫博物院成立之始，就设立文献部，专门负责搜集、整理、保管清朝档案。当时一大批对档案价值深有见地的知名学者，或大力支持，或直接参与了这项史无前例的档案整理工作，并在当时印刷技术落后的条件下，整理出版了一千三百多万字的档案资料，为保护祖国珍贵的文化遗产做出了卓有成效的贡献。
清朝中央档案和地方档案的大规模的搜集、整理工作是在中华人民共和国成立以后，国家投入大量人力和财力，仅中国第一历史档案馆就编译出版了三千多万字档案资料，各地档案馆、图书馆和高等院校、科研单位也编译出版了大量的档案资料，为清史研究打下了坚实的基础，推动了清史研究水平的提高。其中保存清朝中央政府档案的中国第一历史档案馆（其前身为故宫博物院档案馆及中央档案馆明清档案部）不仅整理而且出版了许多清代档案。特别是属于晚清（中国近代史）范畴的，如辛亥革命、义和团运动、洋务运动、鸦片战争、戊戌变法、以及中英、中法、中俄、中日关系的档案资料。此外还出版了清代的朱批奏折、起居注、上谕档等，并出版了十四册档案汇编性质的《清代档案史料丛编》等。虽限于人力和财力，全国各地方档案馆也整理出版了一批地方保存的清代档案，如辽宁社科院整理出版了大连市图书馆保存的清代内阁大库散佚档案及三姓副都统衙门满文档案，辽宁省档案馆、黑龙江省档案馆、吉林省档案馆整理和出版了地方档案选编；中国社会科学院历史所和近代史研究所、中国人民大学清史所也整理出版了部分中央和地方档案。至于在台湾的70余万件档案，台北故宫博物院、台北中研究史语所和近代史所进行大量的整理和出版，如海防档、中美关系史料、教务教案档、矿务档、朱批奏折、旧满洲档等。上述清朝中央档案和地方档案的整理和出版，为我们编纂大型清史提供了档案史料的基础，这是一件非常有意义而且又十分必须的基础性工作。
编纂清史，清王朝的档案是最原始的资料。我们要了解中央机关的设置和运转，要了解清代的某一事件的来龙去脉，可以从实录、文集、方志、笔记中查找资料。但显然文集、方志、笔记资料的原典性、真实性、可靠性不能与档案同日而语。即使实录是依据档案而编写的，但毕竟是经过第二手的加工，其取舍已有一定的标准。且实录中谕旨详，而题奏略，对某一事很难能全面解读。而档案就能够做到这一点。我们可以从原始档案记载中了解事情的全貌及其真相，不受外界其它描述的影响，从而更贴近历史的实际。清王朝档案中，有许多经济资料，是我们研究封建社会晚期经济状况中的土地占有情况、人身依附关系状况，甚至包括人们的社会地位和阶级关系的重要资料。还有大量治河、赈灾资料，以及各地的晴雨记录如某月某日某县雨雪量，这些资料对我们今天研究探讨河流的治理，控制灾害的发生，甚至掌控气候变迁的规律都有十分重要的意义。又如，我国也是地震相对较多的国家，史书上历代都有地震的记载，我们从清实录中也会查到某年某月某日某地发生地震，但是地震强度、面积、灾害影响等均语焉不详。可是档案就不一样，地方省、府、州县官员的题本和奏折中详细地报告地震发生的各方面情况，甚至赈灾的办法等。总之，清代中央档案，特别是大宗的内阁题本和宫中朱批奏折，是研究清代社会国计民生、庶政刑名各个方面最为重要的原始资料。
清代地方档案，从另外一个角度为我们提供研究全国各地政治、经济、文化的重要资料来源。以保存我国清代最完整地方档案的巴县档案为例。巴县清代属四川省重庆府，是川东政治、经济中心，且是重要的战略要地。清代巴县档案计十一万三千多卷，时间跨度起自乾隆二十二年（1657年）至宣统三年（1911年），历经二百四十余年。从内容看，庶政方面约四千五百卷，涵盖吏治、团练、保甲、禁毒、禁赌、缉匪、捕盗等诸方面；经济方面约五千卷，涵盖农业、手工业、商业、交通、财政、金融及近代企业等诸方面；司法诉讼方面约九万九千卷，涵盖民事诉讼、命案殴斗、以及各种经济纠纷。还有近千卷主要是教案、书院以及军事征剿方面。从主要内容看，档案的主体部分是司法诉讼，其次是庶政民生方面。这充分体现，封建社会行政司法的一体性，即地方县一级行政长官，也是司法长官，县一级行政事务中，除了地方治安、户口钱粮、工商交通、财政金融等庶政民生事务外，主要是处理日常的民事诉讼及经济纠纷，这是封建社会县一级行政的特点。巴县档案尽管是地方档案中的个案，但是它是非常有代表性的，比较系统地反映清代县一级政治、经济、社会、刑名、文化的各个方面，是我们研究清代地方行政建置、社会结构、司法诉讼、农商民生等诸多方面问题的重要的第一手原版资料。
对于汗牛充栋的清朝档案来说，目前已经整理出版的只是九牛一毛。大量的中央档案和地方档案有的已经整理编目，有的尚未整理编目，至于出版的档案更是很少。而这次国家启动编纂大型清史工程，如不充分利用档案资料，很难达到高标准、高质量、高水平。也就是说清代档案的整理和利用，成为影响清史纂修质量的决定性因素之一。因此，清朝档案的整理和利用工作既贯穿于整个编纂清史全过程，更是清史编纂工程前期准备工作的重中之重。
编纂大型清史做好档案整理和出版工作，必须本着先中央、后地方、中央和地方分头并举的原则开展。因为清王朝的中央档案相对比较集中，而中国第一历史档案馆又是国内专家最多、力量最强的档案馆，以中国第一历史档案馆为中心，先行一步，摸索用现代高科技手段加速档案的整理和出版工作，比如采用先进扫描技术、录入技术，以及现代化的印刷技术等。在此基础上取得比较成功的经验，再向地方档案馆、图书馆、博物馆推广，分头进行各地方的档案整理出版工作。从目前初步摸底情况来看，中央档案中必须要利用的大致有500万件左右，地方档案中约有200万件左右也是利用的重点。这样大量档案的整理和出版是一件艰巨的工作。而且档案整理出版必须先行，抢时间，这样才能为编纂人员及时提供第一手的档案资料。为了解决这个难点问题，可以引入网络技术，采取先行录入上网，以便编纂人员及时利用，出版可以稍微滞后，不致于影响整个编纂工作的进度。此外，对档案本身分别其利用价值，分别轻重缓急，如朱批奏折非常重要，且已经出版了康熙、雍正、光绪三朝，其他各朝就可以先集中整理和出版，其他档案先开辟大阅览室，以便编纂专家先行利用。这样充分利用高科技手段，既加快整理速度，同时又不影响编纂专家们的及时利用。
总之，编纂大型清史是一件十分艰巨的重大文化工程，整理和利用清代档案文献同样是一件十分艰巨的基础性工作。通过这一宏伟的工程，我们对清代的档案文献进行彻底的整理和出版，本身就是对中华民族传统文化的传承做了一件十分有意义的工作，也是一件造福后人、造福子孙的工作。我们这一代人生正逢时，国富民安，有这个有利的条件，应该竭尽全力做好这一彪炳史册的工作。